HHC  

Política Tratamiento de información

 

1.    Objetivo

Establecer medidas que garanticen de manera eficiente los niveles de seguridad y privacidad para el tratamiento y Protección de Datos Personales, de tal forma que se eviten posibles adulteraciones, pérdidas, consultas y usos o accesos no autorizados.

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2.    Alcance
Los lineamientos de la política de protección de datos personales aplican a todas las bases de datos o archivos que maneja esta empresa, con información correspondiente a personas naturales.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de HHC S.A.S., sus directivos, empleados, contratistas, y en general cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la empresa y que, en razón a ello tenga acceso a información almacenada o administrada por HHC S.A.S..

Todos los directivos, empleados, contratistas, y en general cualquier tercero que sostenga vínculo contractual o jurídico con la empresa deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones.

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3.    Política de tratamiento de la información y bases de datos
Teniendo como base y referencia el Decreto 1074 de 2015 se incorporan a la política gerencial y administrativa de HHC S.A.S.  los siguientes aspectos:
Los responsables del tratamiento en HHC S.A.S. deberán desarrollar sus actividades para el tratamiento de los datos personales y velar porque todos los empleados y vinculados y asociados a la firma den cabal cumplimiento a las mismas.
Estas políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico y serán puestas en conocimiento de los clientes. 
Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del representante legal responsable de la información.

 

HHC S.A.S.  
Representantes legales
Principal:     hhcbogota@gmail.com
Dirección:    Cra 8 38 33 Oficina 1204   Bogotá, Colombia
Teléfonos: +57 1 2856267 +57 1 2856269 / Celular:     +57 310 6691861

 

4.    Glosario

 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

• Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

• Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales “como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
   

5.    Lineamientos generales en el tratamiento de la información 
Todos los lineamientos serán sometidos a los datos y a la finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. HHC S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes lineamientos:

 

a.    Máxima publicidad para titular universal: 

Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la Ley.

b.    Legalidad: 

La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

c.    Finalidad y libertad: 

La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos. La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d.    Veracidad y calidad de la información: 

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e.    Transparencia: 

En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f.    Acceso y circulación restringida: 

La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley y demás normas que la desarrollan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g.    Seguridad en el manejo de la información:

Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h.    Confidencialidad: 

Todas las personas que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

i.    Facilitación y celeridad: 

HHC S.A.S. facilitará el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. HHC S.A.S. buscará la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

j.    No discriminación y gratuidad:

HHC S.A.S. entregará información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.  El acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

 

6.    Derechos que le asisten a los clientes o titulares

HHC S.A.S. garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación: 

 

a.    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
b.    Solicitar prueba de la autorización otorgada al HHC S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales. 
c.    Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio. 
d.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
e.    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 
f.    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

7.    Responsables
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

 

HHC S.A.S.  
Representantes legales
Principal:     hhcbogota@gmail.com
Dirección:    Cra 8 38 33 Oficina 1204   Bogotá, Colombia
Teléfonos: +57 1 2856267 +57 1 2856269 /  Celular:     +57 310 6691861

 

8.    Procedimientos
Los procedimientos para que los clientes o titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización son los siguientes para cada tema.

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a.    Actualizar información o revocar la autorización 
El cliente podrá en todo momento solicitar a HHC S.A.S. la actualización o la revocatoria de la autorización otorgada mediante la presentación de su solicitud escrita. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la firma por mantener operaciones o negocios vigentes con HHC S.A.S..  Si vencido el término legal para atender el reclamo, no se ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.
b.    Consultas
Todo cliente o titular, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que la firma como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Se garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por HHC S.A.S.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c.    Reclamos
Todo cliente o titular, o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que sea tramitado. 
HHC S.A.S. también reconoce la necesidad de contar con la información completa en las solicitudes o reclamos, como son la identificación del titular del dato, descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo, datos de notificación, dirección física y/o electrónica, y demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
d.    Actualización y Rectificación de Datos
Siempre se rectificará y actualizará a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud. Se habilitará los medios electrónicos existentes encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias
 

9.    Vigencia
La fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos es el primero de junio de 2017. Las bases de datos y demás información objeto de tratamiento tendrán una vigencia igual al término de duración de HHC S.A.S..